ТОП-10 рекомендацій: Що врахувати при організації івенту на вулиці?

Що необхідно врахувати при організації подій на свіжому повітрі?

Літній сезон відкрито, а з ним і серію заходів на свіжому повітрі!

Легкі сукні, капелюшки, лляні сорочки та піджаки – будь-який важливий захід можливо організувати в нестандартних мальовничих місцях, створивши особливу атмосферу з великою кількістю запрошених та грандіозним потенціалом інтерактивної програми.

В парках чи на території садиб, в лісі або полі, на набережній або на оригінальному даху – літній формат подій open air стане відмінним рішенням для реалізації Ваших бізнес-задач: презентації нового продукту, ділової зустрічі з партнерами чи колегами, корпоративу чи тімбілдінгу для співробітників. Перевага даного формату в тому, що це завжди зустрічі «без краваток» та демократична атмосфера, що сприяє вільному спілкуванню гостей. Також open air – ідеальний вибір для знакових приватних подій, таких як День народження, ювілей чи весільна церемонія.

Маючи 16-річний досвід у супроводі подій різного формату, в тому числі, літніх івентів на природі, ми вирішили поділитись досвідом та розказати що необхідно обов’язково врахувати, плануючи подію open air. Цей короткий чек-ліст із ТОП- 10 основних рекомендацій допоможе Вам уникнути неприємностей та організувати подію на найвищому рівні! Залишивши прекрасні емоції на довгий час!

Отже:

1. Обумовте формат події

Переконайтеся, що він підходить для проведення на свіжому повітрі. Формат буде залежати від контингенту гостей, програми заходу, кількості запланованих активностей. Фуршет, наприклад, або вулична їжа будуть доречні для тімбілдінгу, бенкет же – для особливого концептуального весілля. До того як втілити в життя ідею такого заходу, згадайте про головні цілі Вашої події.

2. Ретельно вибирайте локацію

З урахуванням кількості запрошених гостей та формату події. Але краще звернутися за консультацією до подієвого кейтерінгу. Професійні менеджери, експерти з партнерських відносин з локаціями порекомендують найбільш доречний варіант, виходячи з Ваших особистих побажань.

3. Зверніть увагу на погоду та потурбуйтесь про запасний варіант

Заздалегідь визначившись зі стратегією на випадок суворих погодних умов. Подумайте, чи можете Ви легко перенести захід в приміщення, чи достатньо пересувних наметів, чи будете Ви захищені від дощу або яскравого сонця. Це допоможе уникнути збитків та зіпсованого настрою гостей.

4. Уважно поставтеся до формування меню

Замовляйте ті страви, які будуть готуватись безпосередньо на локації. Уникайте готового частування, адже воно може втратити свою свіжість до приїзду на подію. Обирайте більше страв із сезонними овочами та фруктами, а рибу та м’ясо краще замовляйте у вигляді гастрономічних станцій.

5. Притримуйтесь єдиної концепції

Оберіть концепцію та дотримуйтесь її у кожній деталі оформлення. Для open air ми рекомендуємо стилі накриття ECO, LOFT та P.R.A.DA Picnic. Подієвий кейтерінг пропонує більше 20 різних ідей стилістики зони кейтерінгу, в якій все – від келихів, посуду та текстилю, до елементів декору та арту буде виповнене в одній ідеї. Таким чином, Ви покажете своє почуття смаку та стилю.

6. Потурбуйтеся про WOW-ефект

Поставте гастрономічні анімаційні станції певних страв, які кухар ефектно приготує при гостях, створивши справжнє шоу та залучивши гостей до процесу. Рекомендуємо станції Вогняного Фламбе, Норвезького лосося, Барбекю-мікси з м’ясом, птицею та морепродуктами, а також Станцію сезонних фруктів на льоду чи Морозиво у рідкому азоті.

7. Створіть максимально комфортні умови для своїх гостей

Забезпечте туалетну кімнату, місце для миття рук, столи та стільці для відпочинку, освітлення, стабільне постачання питної води, сонцезахисні креми, засоби від комарів, аптечку тощо.

8. Враховуйте технічні особливості

Вам знадобиться освітлення, звукова система, і можливо, навіть wi-fi роутер. На місці може бути переносний генератор електроенергії, який Ви, в разі відсутності, можете взяти в оренду. Підказка: подовжувачі, клейка стрічка та шнури для синхронізації – найкращі друзі організаторів заходів на свіжому повітрі.

9. cплануйте подію від і до

Детальний таймінг події допоможе уникнути незапланованих проблем і чітко спланувати захід. До того ж, це інформація – must have для сервіс-менеджера на локації. І неодмінно будьте Instagram friendly, адже красиві фотографії на пам'ять хочуть усі. В цьому Вам допоможуть креативні фотозони.

10. Залиште локацію після себе чистою

Потурбуйтесь про чистоту місця проведення Вашої події після її завершення. Послуги клінінгу може взяти на себе або локація, або спеціально найнятий Вами персонал. Будьте дбайливими до природи, піклуйтесь про її чистоту!

Сподіваємось, ці поради будуть Вам у нагоді та стануть запорукою успішної події.

Але в будь-якому випадку, Ви завжди можете звернутися до подієвого кейтерінгу, який дасть відповідь на всі питання та візьме на себе бездоганну організацію open air.

Open Air To Do List