ТОП-10 рекомендаций: Что учесть при организации ивента на улице?

Что необходимо учесть при организации событий на свежем воздухе?

Летний сезон открыт, а с ним и серия мероприятий на свежем воздухе!

Легкие платья, шляпки, льняные рубашки и пиджаки – любое важное мероприятие можно организовать в нестандартных живописных местах, создав особую атмосферу с большим количеством приглашенных и грандиозным потенциалом интерактивной программы.

В парках либо на территории усадьб, в лесу или в поле, на набережной или на оригинальной крыше – летний формат событий open air станет отличным решением для реализации Ваших бизнес-задач:презентации нового продукта, деловой встречи с партнерами или коллегами, корпоратива или тимбилдинга для сотрудников. Преимущество данного формата в том, что это всегда встречи «без галстуков» и демократическая атмосфера, способствующая свободному общению гостей. Также open air – идеальный выбор для знаковых частных событий, таких как День рождения, юбилей или свадебная церемония.

Имея 16-летний опыт в сопровождении событий различного формата, в том числе, летних ивентов на природе, мы решили поделиться опытом и рассказать что необходимо обязательно учесть, планируя событие open air. Этот короткий чек-лист с ТОП-10 основных рекомендаций поможет Вам избежать неприятностей и организовать событие на высшем уровне! Оставив прекрасные эмоции на долгое время!

Итак:

1. Оговорите формат события

Убедитесь, что он подходит для проведения на свежем воздухе. Формат будет зависеть от контингента гостей, программы мероприятия, количества запланированных активностей. Фуршет, например, или уличная еда будут уместны для тимбилдинга, банкет же – для концептуальной свадьбы. Прежде чем воплотить в жизнь идею такого мероприятия, вспомните о главных целях Вашего события.

2. Тщательно выбирайте локацию

С учетом количества приглашенных гостей и формата события. Но лучше обратиться за консультацией к событийному кейтерингу. Профессиональные менеджеры, эксперты по партнерским отношениям с локациями смогут порекомендовать наиболее уместные вариант, исходя из Ваших личных пожеланий.

3. Обратите внимание на погоду и позаботьтесь о запасном варианте

Заранее определившись со стратегией на случай суровых погодных условий. Подумайте, можете ли Вы легко перенести мероприятие в помещение, достаточно ли передвижных палаток, будете ли Вы защищены от дождя или яркого солнца. Это поможет избежать убытков, а также испорченного настроения гостей.

4. Внимательно отнеситесь к формированию меню

Отдайте предпочтение блюдам, которые будут готовиться непосредственно на локации. Избегайте готовых угощений, ведь они рискуют потерять свою свежесть до приезда на событие. Выбирайте больше блюд с сезонными овощами и фруктами, а рыбу и мясо лучше заказывайте в виде гастрономических станций.

5. Придерживайтесь единой концепции

Выберите концепцию и следуйте ей в каждой детали оформления. Для open air мы рекомендуем стили накрытия ECO, LOFT и P.R.A.DA Picnic. Событийный кейтеринг предлагает более 20 различных идей стилистики зоны кейтеринга, в которой все – от бокалов, посуды и текстиля, до элементов декора и арта будет объединено одной идеей. Таким образом, Вы покажете свое чувство вкуса и стиля.

6. Позаботьтесь о WOW-эффекте

Поставьте гастрономические анимационные станции определенных блюд, которые повар эффектно приготовит при гостях, создав настоящее шоу и приобщив гостей к процессу. Рекомендуем станции Огненного Фламбе, Норвежского лосося, Барбекю-миксы с мясом, птицей и морепродуктами, а также Станцию сезонных фруктов на льду или Мороженое в жидком азоте.

7. создайте максимально комфортные условия для своих гостей

Обеспечьте туалетную комнату и место для мытья рук, столы и стулья для отдыха, освещение, стабильные поставки питьевой воды, солнцезащитные крема, средства от комаров, аптечку и т.п.

8. Учитывайте технические особенности

Вам понадобится освещение, звуковая система, и возможно, даже wi-fi роутер. На месте может быть переносной генератор электроэнергии, который вы, в случае отсутствия, можете взять в аренду. Подсказка: удлинители, клейкая лента и шнуры для синхронизации – лучшие друзья организаторов мероприятий на свежем воздухе.

9. Спланируйте событие от и до

Детальный тайминг события поможет избежать незапланированных проблем и четко спланировать мероприятие. К тому же, это информация – must have для сервис-менеджера на локации. И непременно будьте Instagram friendly, ведь красивые фотографии на память хотят все. В этом Вам помогут креативные фотозоны.

10. Оставьте локацию после себя чистой

Позаботьтесь о чистоте места проведения Вашего события после его завершения. Услуги клининга может взять на себя либо локация, либо специально нанятый Вами персонал. Берегите природу, заботьтесь о ее чистоте!

Надеемся, эти советы будут Вам полезны и станут залогом успешного события

Но в любом случае, Вы всегда можете обратиться в Фигаро-Кейтеринг, который даст ответы на все вопросы и возьмет на себя безупречную организацию open air.

Open Air To Do List